Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Die bayerische KI-Agentur sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Verstärkung unseres Teams am Standort München eine/n
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Vergütung nach TV-L (bis E8)
zunächst befristet auf 2 Jahre | Voll- oder Teilzeit
Die KI-Agentur der Bayerischen Akademie der Wissenschaften macht die bayerischen Aktivitäten im Bereich Künstliche Intelligenz unter dem Netzwerknamen BAIOSPHERE weltweit sichtbar und verknüpft Akteure und Projekte synergetisch mit klarer Output-Orientierung.
Als Assistent der Geschäftsführung unterstützt du die Geschäftsleitung im täglichen Geschäft sowie bei der Vor- und Nachbereitung von Terminen und trägst dazu bei, dass der Bürobetrieb reibungslos funktioniert.
Deine Aufgabenschwerpunkte:
- Unterstützung der Geschäftsführung der KI-Agentur im Tagesgeschäft, beispielsweise durch selbstständige Planung und Koordination von Terminen, Planung und Abrechnung von Reisen, Erstellung von Unterlagen wie Präsentationen oder Listen, etc.
- Selbständige Organisation des Bürobetriebs, wie Empfang, Telefon, Bürobestellungen, etc.
- Organisation von Meetings und Veranstaltungen inkl. Gästebetreuung vor Ort, Vor- und Nachbereitung
- Betreuung und Pflege der Kontaktdatenbank, inkl. Einträge und Auswertungen
- Betreuung von Miet- und Liegenschaftsangelegenheiten, Koordination von Dienstleistern
Diese Profilmerkmale zeichnen dich aus:
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen und Online-Konferenztools
- Idealerweise Kenntnisse des bayerischen Haushaltsrechts
- Erfahrungen im Event- und ggf. Projektmanagement wünschenswert, vorzugsweise im internationalen Umfeld
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten dir:
- Spannende Einblicke in Themen und Projekte rund um das Zukunftsthema Künstliche Intelligenz und Zusammenarbeit mit interessanten Menschen aus diesem Bereich
- Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten
- Gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Attraktive Sozialleistungen, z.B. eine betriebliche Altersvorsorge, vergünstigtes Ticket für den öffentlichen Nahverkehr sowie vermögenswirksame Leistungen
Wir begrüßen Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Bewerber (m/w/d) mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt. Für bereits beim Freistaat Bayern Beschäftigte ist eine unbefristete Einstellung möglich.